Одним из наиболее эффективных методов борьбы с воровством в крупных организациях является не использование каких-либо штрафов или иных мер наказания, а своевременная профилактика, предупреждающая кражу. Серьёзность подхода к данной мере выражается в том, насколько тщательно и полно руководство укомплектовывает штат сотрудников, чьей главной задачей будет пресечение хищения средств и имущества организации.
Такой подход продуктивнее наказания, поскольку позволяет избежать последующих уголовных дел, судебных разбирательств, а так же необходимости восстанавливать убытки.
Как правило, профилактика преступности проводится путём отсеивания нежелательных кандидатов при попытке их трудоустройства в организацию. Для этих целей существует дирекция по работе с персоналом, либо отдел с похожим названием, исполняющий аналогичные обязанности.
В рамках профилактики преступности основная деятельность дирекции сводится к выявлению среди кандидатов ненадежного контингента. В процессе собеседования и последующей проверке документов необходимо прояснить факт наличия в биографии кандидата обстоятельств, характеризующих его, как неблагонадежного сотрудника. Среди таких обстоятельств: финансовые обязательства (кредиты, задолженности), проблемы с законом (приводы в милицию, аресты, судимости), а так же схожие обстоятельства в биографии его близких родственников. Кроме того, не исключен вариант, что кандидату предложат пройти психологический тест или ответить на вопросы с использованием полиграфа.
Уже после трудоустройства, не малую роль в профилактике хищений играет всё та же служба по управлению персоналом, поскольку сфера ее влияния очень широка и фактически формирует отношения подчиненного с работодателем. При добросовестном исполнении своих обязанностей, данная служба обеспечивает гармоничное взаимодействие сотрудников самых различных уровней. Если же сотрудники дирекции относятся халатно к поиску персонала, регулированию его численности, формированию системы оплаты труда, его охране, разработке штатного расписания и многим другим своим обязанностям, то велика вероятность недовольства среди коллектива, что может повлечь за собой негативные последствия, в том числе и кражи.
Помимо добросовестного исполнения своих обязанностей, данная дирекция в некоторых организациях обладает правом перемещать сотрудников между отделами, таким образом, мешая им сдружиться и, не боясь доноса, выработать мошенническую систему.
Так же в профилактике хищений принимает участие финансовая служба организации. Её целью является отслеживание денежных махинаций, утечек средств, нецелесообразного использования ресурсов. Для этого с определенной периодичностью проводятся сверки финансовой и бухгалтерской документации. Разновидностей таких проверок множество, в том числе и взаимные проверки отделами, внезапные и плановые инвентаризации офисов и складских помещений, привлечение третьих лиц в качестве комиссии и т. д.
Однако ведущую роль в профилактике хищений имеет служба безопасности, иногда являющаяся частью предприятия, иногда — привлечённой со стороны организацией, компетентной в вопросах защиты экономических интересов своей клиентуры. Профиль и сфера деятельности этого отдела необычно широки и, как правило, зависят от конкретного вида организации, что не мешает перечислить некоторые основные обязанности сотрудников службы безопасности.
В самом примитивном виде служба безопасности представляет собой группу квалифицированных охранников, физически препятствующих проникновению на территорию организации третьих лиц. Для сотрудников создаются специальные пропуска, при этом четко регламентируется, как и с чем можно приходить на работу, а с чем ее покидать. Например, сотрудники службы безопасности вправе задержать работника, покидающего территорию организации с огромной сумкой и потребовать продемонстрировать ее содержимое, если возможность подобной процедуры документально утверждена в регламентах или уставе организации.
Чтобы обеспечить безопасность особо уязвимых мест организации, служба безопасности имеет право ограничить допуск на отдельные участки общей территории и организовать на этот случай отдельные пропуска другого уровня, выдаваемые только узкому кругу доверенных лиц.
Кроме непосредственного физического ограничения доступа, служба безопасности, как правило, создает систему видеонаблюдения внутри организации и снаружи общего периметра. Это позволяет не только вести слежку за работниками, но и в случае подозрения их в чем-либо, изучить запись того с места и времени, где и когда данный сотрудник мог совершить злодеяние.
На более высоких уровнях, деятельность службы безопасности перенимает не только физическую и аппаратную, но и программную сферу контроля. В таких случаях, сотрудники службы имеют допуск к программной среде внутри организации, где шифруют данные, устанавливают пароли, отслеживают мелких и крупных нарушителей порядка.
При таких полномочиях служба безопасности фактически осведомлена обо всех процессах внутри организации, личных делах сотрудников и их местонахождении в любой момент рабочего времени.
Хотя совместная согласованная деятельность перечисленных подразделений способна обеспечить защиту от корпоративного мошенничества, она ещё не является гарантом стопроцентной безопасности финансов и ресурсов организации. Справедливо лишь говорить о минимизации ущерба от мошенничества.
Не смотря на все ухищрения в сфере безопасности, в мире на сегодняшний день все еще происходят крупные и мелкие хищения, что наглядно демонстрирует статистика: 51% корпоративных мошенников совершает более 20 преступлений, прежде чем быть пойманными, а еще треть — более 50. В карман среднестатистического корпоративного вора утекает от 3 до 50 млн. рублей. Ещё больший ущерб получает репутация предприятия и потеря прибыли от упущенных сделок.
В этой связи, следует заметить, что само по себе наличие указанных выше контрольных служб не обеспечит полноценной защиты от мошенничества и хищений. Что же еще нужно? Нужна воля, а так же желание собственника и первых лиц компании создать систему противодействия мошенничеству и хищениям.