Какие же основные шаги следует предпринять для максимально быстрого решения проблем с корпоративной безопасностью или их предупреждения?
Шаг первый. Должна быть разработана и внедрена корпоративная политика противодействия мошенничеству и хищениям на рабочем месте. В документе должно быть четко отражена неотвратимость наказания и полностью отсутствовать возможные «смягчающие обстоятельства». Информация должна быть доведена до сведения и, главное, понимания всех сотрудников, чтобы у потенциальных мошенников сложилась четкое осознание невозможности скрыть совершенное преступление.
Шаг второй. В компании должна быть организована и эффективно действовать система связи с руководством или работниками службы безопасности для оперативного информирования о возможных или уже совершенных фактах мошенничества. Существует множество способов организации такой связи: телефон доверия, общеизвестная электронная почта службы безопасности и т. п.
Шаг третий. Создание в компании условий работы, предотвращающих возможность хищения и мошенничества. Работа должна быть прозрачной, «серые» схемы не должны присутствовать, вся наличность должна сразу по приходу строго учитываться и передаваться в банк. Не должно присутствовать «черного нала».
Кроме главных вышеперечисленных шагов следует продумать и организовать:
— программы внутреннего контроля, благодаря проведению которых у потенциальных мошенников не будет времени и возможности скрыть преступление. Сюда же можно отнести регулярный контроль за работниками со стороны руководства. Установка системы охраны с видеонаблюдением и контрольно-пропускного режима на предприятии;
— регулярную систему оценки рисков совершения внутрикорпоративных преступлений с постоянной коррекцией мероприятий, направленных на их снижение в зависимости от проявляющейся динамики;
— регулярное информирование персонала о ситуации с корпоративной преступностью на предприятии, выявленных случаях и методах наказания за совершенные и предотвращенные преступления;
— систему сбора данных и контроля над движением товарно-материальных ценностей в режиме реального времени;
— график систематических проверок соответствия фактически имеющихся товаров, ТМЦ, показателям, отраженным в учете, а также регулярное проведение внезапных контрольных мероприятий и аудиторских проверок. Сюда же можно включить регулярные проверки выбора контрагентов и поставщиков, такие процедуры могут проводиться уполномоченными сотрудниками без согласования с начальством;
— проверки эффективности закупок, обоснованности заключения новых договоров и дополнительных соглашений, исполнения договорных обязательств контрагентами;
— в зависимости от специфики бизнеса, полезно проводить также проверки обоснованности затрат на выполнение тех или иных работ, услуг, правильности учета затрат. Проверка соответствия качества выполненных работ или поставленных товаров заявленных в договорных документах;
— систему моральной и материальной мотивации сотрудников в добросовестном исполнении своих обязанностей и предотвращении фактов мошенничества среди коллег.
Что же необходимо для организации вышеперечисленных мероприятий?
В первую очередь в компании должен быть, а если нет — должен быть создан отдел безопасности (дирекция, департамент). В дальнейшем необходимо разработать и закрепить документально все, касающиеся работы этого отдела алгоритмы и схемы, а также план процедур, проводимых при:
— предотвращении фактов мошенничества;
— обнаружении фактов мошенничества;
— работе с мошенником или группировкой;
— работе с коллективом в процессе выявления, предотвращения и обнаружения фактов внутрикорпоративного мошенничества;
— работе с персоналом на стадии отбора и приема на работу с обязательным ознакомлением с существующими стандартами и фиксацией в трудовых договорах условий и взысканий за совершение правонарушений;
— осуществление проверки качества работ, услуг, товаров перед проведением оплаты, а также документальное фиксирование в договорах условий компенсации за нарушение сроков поставки или несоблюдение качества выполненных работ, услуг, поставленных товаров.
Кроме того, должны быть документально зафиксированы процедуры привлечения к материальной ответственности, размеры взысканий, а также процедуры и основания для передачи дел в правоохранительные органы.
В зависимости от особенностей конкретной компании и собственно бизнеса, может быть необходимо создание тендерных комитетов, ревизионного отдела, сбалансированной службы снабжения, юридической и кадровой службы, которые должны максимально полноценно взаимодействовать для обеспечения высокой производительности труда и корпоративной безопасности компании.