Отличить недобросовестного сотрудника, который способен на нарушение закона в процессе своей трудовой деятельности, от его порядочного коллеги не так просто. На первый взгляд они выглядят одинаково. Различия выявляются лишь после наблюдения за их образом жизни и поведенческими привычками. Задача службы безопасности — наблюдение за работниками, в ходе которого изменения поведения фиксируются и анализируются, что помогает предотвратить нарушение еще до его совершения. Внимательное наблюдение за образом жизни и поведением работников позволяет пресекать правонарушения на самом первом этапе их возникновения.
Типичные поведенческие изменения, на которые следует обращать внимание:
— Внезапное появление у сотрудника денежных средств, значительно превышающих размер его заработной платы, что выражается в расходах на покупку нового автомобиля, недвижимости или в частом отдыхе за границей. Эти расходы вызовут сомнение только в том случае, если ранее данный сотрудник не мог себе этого позволить. Конечно, всегда можно объяснить все внезапным наследством или успехом на работе у супруга/супруги. Поэтому служба безопасности обязана тщательно проверять подобную информацию, чтобы не оскорблять работников необоснованными подозрениями.
— Задержки сотрудников на работе. Тот факт, что работник приходит раньше положенного времени и постоянно уходит последним, не обязательно связан с хищениями. Такое может случиться также при увеличении объема работы. И все-таки данный признак характерен для лиц, планирующих совершить хищение на рабочем месте. Необходимо выяснить, чем вызваны задержки на работе, а также, почему сотрудник упорно не желает уходить в ежегодный отпуск или на больничный.
— Непрозрачность ведения документации. Этот признак красноречиво свидетельствует о недобросовестности работника. Разве могут быть весомые причины, не выходящие за рамки установленного локальными нормативными актами распорядка, которые заставляли бы сотрудника компании отказываться от демонстрации своих рабочих документов. Нарушение правила ведения клиентской базы (неполное внесение сведений либо внесение вымышленных контактных данных), сокрытие информации о лице, которому передано вознаграждение, или иным образом ведение своей работы закрыто. Наемный работник выдумывает для этого всевозможные не заслуживающие доверия оправдания.
— Появление ошибок и неточностей в финансово-хозяйственной документации. Такие ошибки могут быть совершены случайно, но если в целом прослеживается явная запутанность в документах, а отчетная и расходная документация постоянно переделывается (счета, накладные и т.д.), то к такому сотруднику нужно присмотреться повнимательнее. При обнаружении нестандартных данных в бухгалтерской отчетности и иных документах очень важно выявить причину их возникновения. Так, тревожным сигналом будет появление странностей в документах, рабочих процессах. Примером может быть нелогичное составление спецификаций, когда со склада вывозится малый вес (согласно спецификации), но при этом используется большегрузный транспорт, либо вывозится товар для разных контрагентов одной и той же машиной.
— С предыдущим признаком недобросовестного поведения на работе тесно связан такой тип ведения рабочего процесса, при котором частым явлением является оформление документов задним числом, предоставление копий документов вместо оригиналов, то есть многочисленные и не объяснимые нарушения правил ведения документооборота.
— Ненормальное количество денежных средств или материалов на складе или в кассе. Причем, подозрительным будет как недостаток, так и излишек.
— Изменения в поведении сотрудника, неестественность его самоощущения в коллективе. Работник может резко начать общаться со всеми в радостном или повышенно эмоциональном тоне, либо, напротив, «уйти в себя» и начать избегать общения с людьми. Подозрительным фактором является не только конфликтное поведение работника, но и повышенная дружелюбность в отношении отдельных коллег по работе. Порой случается, что сотрудник начинает заводить тесные отношения с людьми, ответственными за хранение материальных ресурсов. Это может быть обусловлено личной симпатией, но для службы безопасности всегда должно вызывать подозрение частое общение на работе в неформальной обстановке таких ключевых сотрудников, как менеджер и кладовщик, снабженец и заведующий складом и т. д.
— Внезапное увольнение сотрудника. Если он вдруг начинает разговоры о том, что решил сменить место работы, это должно стать сигналом для службы безопасности, чтобы тщательно проверить его документацию.
— Необоснованно сильное волнение при проведении крупной сделки либо, наоборот, излишнее спокойствие и уверенность, ощущение наличия заранее разработанного плана, схемы. Если сотрудник имеет личную заинтересованность и отличается нечистоплотностью при заключении сделки, то вопросы о ней обязательно вызовут у него плохо скрываемую нервозность.
— Невыполнение сотрудником должностных обязанностей. Тот факт, что человек продолжает работать в привычном режиме, но выполняет в течение рабочего времени гораздо меньшее количество задач, составляющих его функционал, может свидетельствовать о том, что значительную часть времени он тратит, работая «на себя». Об этом же могут говорить странные вопросы, которые задает работник. Вопросы, которые напрямую никак не связаны с выполняемой им деятельностью. На самом деле, заметить, что сотрудник занимается чем-то помимо своих должностных обязанностей, достаточно легко. Ведь всякий раз, когда к нему подходит руководитель или другие сотрудники, он резко прекращает свою деятельность, прячет что-то в стол, обрывает телефонные разговор и т. д. Характерным для такого недобросовестного работника будет слишком частое поступление личных звонков на его сотовый телефон, которые он скрывает — выходит из кабинета. Менее опасливый работник может даже открыто вести телефонные переговоры на темы, не связанные с работой, приглашать на свое рабочее место посторонних людей.
— Увеличение интернет-трафика (зачастую скачки интернет-активности приходятся на нерабочее время), повышенный расход материалов, возрастание оплачиваемых транспортных расходов.
— Использование почтовых систем, не контролируемых компанией.
Общение с данным лицом становится предпочтительным для клиентов. По каким-то необъяснимым причинам клиенты выражают настойчивое желание общаться только с конкретным сотрудником. Это может свидетельствовать о наличии скрытых условий в заключаемых сделках, которые работник добавляет для удовлетворения корыстных интересов.
— Сигналы о недобросовестности сотрудника со стороны его коллег.
Зачастую руководство компании предпочитает закрывать глаза на факты мелких хищений на работе. В некоторых фирмах ежемесячное списание брака достигает 5% от валового дохода. Но собственники объясняют такие потери кризисом и отсутствием финансирования, не предпринимают попыток выявить истинные причины и порой даже вынуждены сокращать объемы продаваемых товаров, работ, услуг.
Таким образом, зачастую снижение дохода предприятия обусловлено только хищениями, осуществляемыми собственным персоналом.